Nowy pracownik przez kilka dni czeka na dostęp do systemów. Po odejściu osoby z firmy dział IT otrzymuje serię maili z prośbami o wyłączenie kont. Przed audytem informacje o uprawnieniach trzeba ręcznie zebrać z wielu źródeł.
Każda z tych sytuacji może wyglądać jak zwykła niedogodność operacyjna. Gdy jednak występują regularnie, wskazują na poważniejszy problem: brak spójnego procesu zarządzania tożsamościami i dostępami.
W czasach rosnących wymagań związanych z NIS2, DORA, RODO czy Krajowym Systemem Cyberbezpieczeństwa nie jest to już wyłącznie techniczne zadanie działu IT. To kwestia bezpieczeństwa, odpowiedzialności i ciągłości działania całej organizacji.
Jak rozpoznać, że dotychczasowy sposób zarządzania uprawnieniami przestał wystarczać?
1. Nowy pracownik czeka kilka dni na dostęp do systemów
Pierwsze dni pracy mają duże znaczenie. Nowa osoba powinna możliwie szybko otrzymać narzędzia potrzebne do wykonywania swoich obowiązków. W praktyce onboarding często uruchamia jednak serię maili, zgłoszeń i ręcznych działań wykonywanych przez różnych administratorów.
W efekcie pracownik:
- nie może rozpocząć części powierzonych zadań,
- zwraca się o dostęp do kolejnych osób,
- otrzymuje uprawnienia w różnym czasie,
- może dostać więcej dostępów, niż rzeczywiście wymaga jego stanowisko.
Problem nie polega wyłącznie na tym, że proces trwa zbyt długo. Bez jasno określonych ról i zasad trudno zagwarantować, że każda osoba otrzymała dokładnie takie uprawnienia, jakich potrzebuje.
System klasy IAM pozwala uporządkować ten proces. Dostępy mogą wynikać z roli pracownika, zakresu obowiązków oraz zasad przyjętych przez organizację. Dzięki temu onboarding jest szybszy, bardziej przewidywalny i zgodny z zasadą minimalnych uprawnień.
2. Offboarding oznacza serię maili i ręczne odbieranie dostępów
Zakończenie współpracy to jeden z najbardziej krytycznych momentów w cyklu życia tożsamości. Konto pracownika można wyłączyć w głównym katalogu, ale pozostają jeszcze inne aplikacje, systemy branżowe, bazy danych i uprawnienia nadane lokalnie.
Jeżeli cały proces opiera się na pamięci pracowników, mailach i ręcznie aktualizowanej liście, łatwo przeoczyć jeden z dostępów. Tak powstają konta osierocone oraz sytuacje, w których osoba nieaktywna nadal posiada aktywne uprawnienia.
Ryzyko dotyczy nie tylko pracowników etatowych. Szczególnej kontroli wymagają również:
- kontraktorzy,
- konsultanci,
- pracownicy tymczasowi,
- osoby zmieniające stanowisko lub zakres obowiązków,
- podmioty zewnętrzne mające czasowy dostęp do zasobów.
Uporządkowany offboarding umożliwia szybkie zidentyfikowanie wszystkich uprawnień konkretnej osoby oraz ich kontrolowane odebranie. Organizacja zyskuje również dowód, kiedy dostępy zostały wycofane i kto odpowiadał za realizację procesu.
Więcej o tym problemie piszemy w artykule: Pracownik odszedł z organizacji. Kiedy traci dostęp do systemów?.
3. Nikt nie potrafi szybko odpowiedzieć, kto ma dostęp do konkretnego systemu
To jedno z najważniejszych pytań dotyczących bezpieczeństwa:
Kto ma dziś dostęp do systemu X i na jakiej podstawie?
Jeżeli odpowiedź wymaga kontaktu z kilkoma administratorami, przeglądania grup w Active Directory, sprawdzania lokalnych kont i porównywania danych z arkuszami, organizacja nie ma jednego, wiarygodnego obrazu uprawnień.
Active Directory jest ważnym elementem infrastruktury, ale samo nie stanowi kompletnego systemu IAM. Pokazuje część stanu technicznego, lecz nie zawsze odpowiada na pytania:
- kto zatwierdził dostęp,
- dlaczego został on nadany,
- czy nadal jest potrzebny,
- czy wynika z aktualnej roli użytkownika,
- do kiedy powinien obowiązywać,
- czy został nadany zgodnie z procesem.
Zantiga porządkuje informacje o dostępach i zapewnia ich czytelny kontekst. Dzięki osi czasu — Timeline — organizacja może odtworzyć, kto, kiedy, dlaczego i na jakiej podstawie nadał, zmienił lub odebrał konkretne uprawnienie.
O tym, dlaczego samo prowadzenie rejestru dostępów nie wystarcza, piszemy również w artykule: Arkusz Excel dla uprawnień — pytanie o ryzyko, odpowiedzialność i skalę.
4. Każdy audyt oznacza ręczne przygotowywanie raportów
W wielu organizacjach przygotowania do audytu zaczynają się od wysyłania próśb do administratorów poszczególnych systemów. Następnie dane trzeba połączyć, zweryfikować i porównać z informacjami przechowywanymi przez HR, przełożonych lub właścicieli biznesowych.
Zespół IT poświęca na to wiele godzin, a mimo to pozostają pytania dotyczące kompletności i aktualności danych.
Audytor może zapytać:
- kto ma dostęp do wskazanego systemu,
- kto zatwierdził ten dostęp i kiedy,
- czy dostęp nadal jest potrzebny,
- na jakiej podstawie został przyznany,
- kiedy odebrano uprawnienia po odejściu pracownika.
Jeżeli informacje są rozproszone między pocztą, arkuszami, systemami zgłoszeniowymi i konfiguracją aplikacji, przygotowanie wiarygodnej odpowiedzi staje się osobnym projektem.
System IAM buduje ścieżkę audytową w ramach codziennego procesu. Dzięki temu dane nie są odtwarzane dopiero przed kontrolą — powstają na bieżąco.
Istotnym elementem jest również certyfikacja uprawnień, czyli okresowe porównywanie faktycznego stanu w systemach z oficjalnym rejestrem. Pozwala to wykrywać między innymi dostępy:
- nadane poza przyjętym procesem,
- niezgodne z aktualną rolą użytkownika,
- nieuzasadnione biznesowo,
- należące do nieaktywnych osób,
- niewycofane po zmianie stanowiska.
Dzięki temu organizacja nie tylko przygotowuje się do audytu, ale regularnie weryfikuje jakość własnego procesu dostępowego.
O znaczeniu certyfikacji, automatyzacji i gotowości audytowej mówiliśmy także podczas IN.SE.CON 2026.
5. Zarządzanie dostępami nadal opiera się na Excelu, formularzach i mailach
Excel może być dobrym rejestrem pomocniczym. Nie jest jednak systemem kontroli dostępu.
Arkusz nie zapewnia kompletnego mechanizmu akceptacji, realizacji i kontroli decyzji. Trudno w nim jednoznacznie ustalić, czy zapis oznacza aktualny stan, planowaną zmianę czy historyczną informację.
Najczęstsze ograniczenia takiego rozwiązania to:
- brak spójnego workflow,
- podatność na błędy i przypadkowe zmiany,
- trudności z kontrolą wersji,
- brak jednoznacznego powiązania decyzji z jej wykonaniem,
- niepełna historia zmian,
- brak automatycznej weryfikacji stanu rzeczywistego,
- zależność od wiedzy konkretnych pracowników.
W niewielkiej organizacji taki model może przez pewien czas sprawiać wrażenie wystarczającego. Wraz ze wzrostem liczby użytkowników, systemów i zmian kadrowych zaczyna jednak tworzyć iluzję kontroli.
Prawdziwy problem pojawia się w chwili, gdy trzeba udowodnić, że dane w arkuszu odpowiadają faktycznym uprawnieniom w systemach.
Pięć drobnych problemów, jedno źródło
Opisane sygnały mają wspólną przyczynę: zarządzanie dostępami jest realizowane jako zbiór pojedynczych czynności technicznych, a nie jako jeden, kontrolowany proces.
Konsekwencje odczuwają różne części organizacji:
- IT traci czas na powtarzalne zadania i ręczne raportowanie,
- HR nie ma pewności, czy onboarding i offboarding zostały zrealizowane w pełnym zakresie,
- CISO i Compliance mają ograniczony dostęp do wiarygodnej historii decyzji,
- menedżerowie biznesowi nie zawsze wiedzą, za jakie uprawnienia odpowiadają,
- zarząd ponosi ryzyko związane z brakiem kontroli i zgodności.
Dlatego IAM nie powinien być traktowany wyłącznie jako kolejne narzędzie dla administratorów. Jego zadaniem jest połączenie decyzji biznesowych, zasad bezpieczeństwa i realizacji technicznej w jeden przejrzysty proces.
Co zmienia uporządkowane zarządzanie dostępami?
System klasy IAM pozwala zarządzać całym cyklem życia dostępu: od złożenia wniosku, przez akceptację i realizację, aż po okresową certyfikację oraz odebranie uprawnień.
W praktyce organizacja zyskuje:
- sprawniejszy onboarding i offboarding,
- mniej błędów wynikających z ręcznej obsługi,
- kontrolę nad dostępami pracowników i kontraktorów,
- czytelną odpowiedzialność za decyzje,
- pełniejszą ścieżkę audytową,
- wsparcie realizacji zasady minimalnych uprawnień,
- szybsze przygotowanie informacji na potrzeby audytu,
- odciążenie zespołu IT od powtarzalnych czynności.
Zantiga umożliwia dopasowanie poziomu automatyzacji do gotowości organizacji. Procesy mogą działać w jednym z trzech trybów:
- manualnym — z pełną obsługą po stronie zespołu,
- hybrydowym — z automatyzacją działającą pod nadzorem,
- automatycznym — dla procesów przygotowanych do samodzielnej realizacji.
Powtarzalne zadania techniczne może wykonywać Technik AI, działający zgodnie z regułami i pod kontrolą procesową organizacji. Nie zastępuje on odpowiedzialności biznesowej ani decyzji właścicieli dostępów. Pomaga natomiast konsekwentnie realizować zatwierdzone czynności.
Więcej o tym podejściu piszemy w artykule: Automatyzacja w zarządzaniu uprawnieniami.
Ewolucja, a nie rewolucja
Uporządkowanie zarządzania dostępami nie musi oznaczać przebudowy całego środowiska IT. Zantiga wpisuje się w istniejące procesy i pozwala rozwijać automatyzację stopniowo.
Wdrożenie jest prowadzone warsztatowo, wspólnie z przedstawicielami IT, HR i biznesu. Dzięki temu system odzwierciedla rzeczywiste zasady organizacji, zamiast narzucać jej sztywny, oderwany od codziennej pracy model.
Proces wdrożenia trwa zwykle około 5–6 tygodni, a rozwiązanie jest sprawdzone także w dużych środowiskach, liczących ponad 14 000 użytkowników.
To właśnie oznacza ewolucję: najpierw porządek i przejrzystość, następnie kontrolowana automatyzacja.
Czy Twoja organizacja potrafi odpowiedzieć na cztery pytania?
Warto zacząć od krótkiej diagnozy:
- Kto ma dostęp do wybranego systemu?
- Kto zatwierdził ten dostęp i kiedy?
- Czy dostęp nadal jest potrzebny i uzasadniony biznesowo?
- Kiedy odebrano wszystkie uprawnienia po zakończeniu współpracy?
Jeśli przygotowanie odpowiedzi wymaga maili, telefonów i ręcznego zbierania danych, nie musi to oznaczać konieczności przeprowadzenia technologicznej rewolucji. Jest to jednak wyraźny sygnał, że proces zarządzania dostępami wymaga uporządkowania.
Bezpieczeństwo ma swoją technologię.
Zantiga — dostępy IT pod kontrolą.
Chcesz sprawdzić, gdzie w procesie zarządzania dostępami powstają luki? Umów bezpłatną konsultację.
FAQ
Po czym poznać, że zarządzanie dostępami IT wymaga uporządkowania?
Najczęstsze sygnały to opóźnienia w nadawaniu dostępów, ręczny offboarding, brak szybkiej odpowiedzi na pytanie, kto ma dostęp do konkretnego systemu, ręczne przygotowywanie raportów do audytu oraz prowadzenie uprawnień w Excelu, formularzach i mailach.
Dlaczego ręczne zarządzanie dostępami jest ryzykowne?
Ręczne zarządzanie dostępami zwiększa ryzyko błędów, opóźnień, nadmiarowych uprawnień i braku kompletnej historii decyzji. Przy większej liczbie użytkowników i systemów trudno utrzymać aktualny oraz wiarygodny obraz dostępów.
Czym jest system IAM?
System IAM, czyli Identity and Access Management, wspiera zarządzanie tożsamościami i dostępami w organizacji. Pozwala uporządkować procesy nadawania, zmiany, odbierania i okresowej weryfikacji uprawnień.
Jak IAM pomaga podczas audytu?
System IAM buduje ścieżkę audytową w ramach codziennego procesu. Dzięki temu organizacja może szybciej odpowiedzieć, kto ma dostęp, kto go zatwierdził, dlaczego został nadany, czy nadal jest potrzebny i kiedy został odebrany.
Czy wdrożenie IAM musi oznaczać rewolucję w organizacji?
Nie. Uporządkowanie zarządzania dostępami może być wdrażane etapami. Organizacja może zacząć od kluczowych procesów, wybranych systemów lub trybu hybrydowego, a następnie stopniowo rozwijać automatyzację.
Chcesz sprawdzić, gdzie powstają luki w zarządzaniu dostępami?
Umów bezpłatną konsultację Zantiga i zobacz, jak uporządkować dostęp do systemów w Twojej organizacji.